Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Bir Alt Sistem Olarak Dosya Yönetimi

Öz

Bilgi teknolojilerinin kurumsal iş süreçlerinde kullanılması, bilgi ve belge üretimine hız ve kolaylık sağlarken, bir takım problemleri de beraberinde getirmiştir. Bu problemlerden biri elektronik belgelerin yanlış dosyalanmasıdır. Elektronik belgeler de kâğıt olanlar gibi bir fonksiyon doğrultusunda ve organik bağı kurularak belirli bir bütünlük içerisinde konu ya da vakaya göre dosyalanır. Ancak, saha çalışması sırasında birçok elektronik belge yönetimi uygulama yazılımında bu işin doğru yapılmadığı görülmüştür. Her ne kadar çeşitli standart ve rehberlerde dosya planları bir sistem kriteri olarak belirlenmiş olsa da uygulamaya genellikle eksik yansıtılmaktadır. Vaka dosyası açamamak, açılsa dahi bunu saklama planına göre yönetip, dosya bütünlüğü içerisinde arşive devredememek başlıca güçlüklerdendir. Yapılan saha çalışmaları sırasında, birçok uygulama yazılımı içerisinde dosyalamanın müstakil bir modülde yönetilmediği fark edilmiştir. Bu olumsuz durum, ilişkili belgeleri bir araya getirmekte güçlük yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu makalede elektronik belgelerin dosyalama problemine çözüm olabilecek bir model önerilmektedir. Model, elektronik belge yönetimi sistemi içerisinde bir alt sistem olarak tasarlanmıştır. Bir yerel yönetim organında denenen yöntem, dosyalama işinde sorun yaşayan başka kurumlar için de yol gösterici olabilir.